Zákazník potřeboval aplikaci pro evidenci a správu tenderů s možností automatického stahování podkladů a řízeného sdílení dokumentů mezi členy týmu. Cílem bylo vytvořit řešení, které by umožnilo sledovat jednotlivé tendry od jejich zadání až po finální rozhodnutí. Bylo nutné zajistit, aby podklady k jednotlivým tendrům byly snadno dostupné oprávněným uživatelům, přičemž přístup k souborům musel být automaticky řízen.
Vytvořili jsme aplikaci v prostředí FileMaker, která automaticky stahuje informace o tendrech z webového portálu prostřednictvím API a zajišťuje jejich další správu. Po stažení tendru si uživatelé mohou zvolit, zda mají o konkrétní tender zájem. V případě potvrzení aplikace automaticky vytvoří složku na cloudovém úložišti (Google Drive nebo OneDrive) a nahraje do ní všechny dostupné podklady. Složka se automaticky sdílí s uživateli, kteří jsou k tendru přiřazeni.
Každý tender prochází několika stavy – od zájmu, přes přípravu nabídky, až po finální výsledek (úspěšný/neúspěšný). Po ukončení tendru se složka přesune do archivu a přístup k ní je následně omezen. Pokud je třeba složku znovu zpřístupnit, archivované soubory zůstávají na cloudu, ale mimo běžné uživatelské rozhraní.
Aplikace zajišťuje přístup k podkladům přímo z FileMakeru, kde uživatelé mohou nahrávat vlastní dokumenty a přidávat je k tendru. Tyto dokumenty se automaticky ukládají na cloud a nezatěžují databázi.
Pro komunikaci s cloudem byla implementována autentizace pomocí JSON Web Token (JWT). V době vývoje FileMaker nativně nepodporoval tuto metodu, proto byla integrace zajištěna skriptem v PHP.
Tento systém automatizuje proces správy tenderů, snižuje administrativní zátěž a zajišťuje, že podklady jsou dostupné pouze oprávněným osobám.
